Archivace dat a ochrana osobních údajů

Archivace dat

Právní předpisy

Evidence, uchovávání a vyřazování dokument

Základní pojmy – dokument, původce dokumentu, archiválie, archiv

• Archivace digitální a analogová
• Archivace dat jiným subjektem za úplatu
• Ohlašovací povinnosti vůči ÚSSZ při ukončení činnosti zaměstnavatele

Spisová služba – jen upozornění na povinnost vést spisovou službu u veřejnoprávního původce

Archivační lhůty všech dokladů v rámci mzdové a personální agendy včetně odkazů na právní předpisy, např.

• Mzdový list, doklady o pracovněprávních náležitostech
• Účetní záznamy, doklady o srážkách ze mzdy, záznamy o zdravotním pojištění a sociálním zabezpečení, nemocenském pojištění, ELDP, výplatní pásky, rekapitulace mezd, daňové doklady atd.
• Elektronické zasílání ELDP a výplatních pásek
• Archiválie a jejich archivace – dokumenty uvedené v přílohách č. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb.

Ochrana osobních údajů ve mzdové a personální oblasti

Právní úprava – nařízení GDPR, zákon č. 110/2019 Sb., zákon č. 111/2019 Sb.

• Definice pojmů – osobní údaj, citlivý údaj (zvláštní kategorie osobních údajů), správce údajů, zpracovatel, pověřenec
• Kdo musí mít pověřence
• Zpracování osobních údajů, uchovávání osobních údajů, souhlas se zpracováním osobních údajů – kdy je nutný
• Povinnosti při zpracování osobních údajů
• Souhlas uchazeče o zaměstnání zařazeného do databáze potenciálních zaměstnanců se zpracováním osobních údajů
• Souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů
• Vnitřní předpis o osobních údajích
• Záznam o instruktáži o osobních údajích
• Neoprávněné požadavky subjektu údajů
• Předávání osobních údajů OSSZ
• Povinnosti při zpracování citlivých údajů
• Záznamy o zpracování
• Likvidace osobních údajů
• Správce a zpracovatel
• Smlouva o ochraně os. údajů mezi správcem a zpracovatelem a její náležitosti
• Úřad pro ochranu osobních údajů – dozorový úřad
• Přestupky, správní delikty
• Kamerový systém
• Archivace dat a jejich ochrana
• Osobní dotazníky
• Inzerát a osobní údaje uchazeče o místo
• Osobní spis a jeho obsah

Dotazy účastníků